¿Sabes qué es el BPO y cómo puede ayudar a tu empresa? Si la respuesta es no te recomendamos leer este artículo para conocer en qué consisten los servicios denominados como “Business Process Outsourcing” y los beneficios e inconvenientes que aportan a las empresas que apuestan por ellos. Y si estás pensando en externalizar algún servicio o proceso en tu compañía este post también te será muy útil, ya que te puede ayudar a tomar la decisión al conocer las ventajas y desventajas.
· Qué son los servicios BPO
Antes de conocer la ventajas e inconvenientes de los servicios BPO hay que conocer qué son y en qué consisten. Los servicios BPO deben su nombre a las siglas en inglés de “Business Process Outsourcing” y a español este concepto se traduce como externalización de procesos de negocios. ¿Y qué es? Pues básicamente se trata de externalizar servicios o tareas a otra empresa, es decir, subcontratar un proceso o servicio. Se puede externalizar un proceso concreto o directamente un departamento entero. Por ejemplo, cada vez más compañías externalizan las tareas de recursos humanos al completo, pero también se pueden derivar tareas concretas como la contratación de personal o la gestión de nóminas.
· Beneficios del BPO
Los principales beneficios del BPO es la posibilidad de derivar a empresas especializadas algunas tareas, reduciendo tiempo que se puede destinar a otras tareas y al derivar procesos a empresas especializadas también se gana en calidad, eficacia y profesionalidad. Pero a continuación vamos a detallar todos los beneficios de la externalización de procesos de negocio.
· Reducción de tiempo
Una de las ventajas más importantes es que se reduce tiempo en las tardeas. “Contar con un especialista de outsourcing permite a las compañías utilizar el tiempo en tareas más productivas y rentabilizar los recursos”, indican desde Gitdoc, agencia de transformación digital para empresas en Madrid que ofrece servicios de externalización de procesos de negocio (BPO).
· Disminución de costes
Además, externalizar procesos o servicios puede suponer una importante disminución de costes. Ya que sería mucho más costoso tener que contar con personal adecuado, herramientas y conocimientos para algunas tareas que optar por la subcontratación. Pero esta cuestión es por norma general, en algunos casos el coste puede ser superior, pero también se gana en eficacia y profesionalidad. En cualquier caso, es importante analizar el coste de realizar los servicios con los recursos de la compañía y pedir presupuesto a diferentes empresas para poder garantizar esta disminución de costes.
· Mayor eficacia y eficiencia
Si se opta por externalizar servicios lo mejor es elegir a empresas especializadas en la materia. Así no solo se gana tiempo y disminución de costes, sino también eficacia y profesionalidad. Y es que contarás con la ayuda de un especialista, que conocerá al detalle la legislación, las soluciones más oportunas para determinados problemas o inconvenientes y será capaz de realizar las mismas tareas en menor tiempo. En definitiva, la externalización es una apuesta clara por la eficacia y la eficiencia en los procesos.
· Valor compartido
Al trabajar mano a mano con otra empresa o experto se consigue un valor compartido. Lo que puede suponer una mejora para las dos compañías. Y es que puede que esa empresa te lleve a más clientes o simplemente compartáis información sobre el mercado de gran valor.
· Ventaja competitiva
Y el último beneficio que vamos a destacar en este artículo es que optar por la externalización de procesos de negocio puede suponer una ventaja competitiva frente a la competencia. Pongamos el caso que tienes una agencia inmobiliaria en una ciudad pequeña en la que solo hay otra inmobiliaria de igual tamaño. Si optas por externalizar por ejemplo la administración podrás destinar más tiempo a otras tareas como aumentar la cartera de inmuebles o realizar más visitas con clientes. Lo que puede suponer una clara ventaja que te haga crecer frente a la otra agencia. Y como decíamos anteriormente no solo es una cuestión de tiempo, al externalizar servicios contarás con mayor profesionalidad que también puede ayudar a destacar frente a la competencia.
· Desventajas del BPO
No obstante, no todo son ventajas con la externalización de servicios, también hay algunos inconvenientes que hay que valorar.
· Otra empresa tiene gran información de la compañía
Una de las desventajas del BPO es que otra empresa externa cuenta con gran información sobre la compañía. La privacidad está garantizada, pero hay que señalar esta cuestión como inconveniente.
· Disminuye la información sobre el proceso
Está claro que si se externaliza un proceso, a pesar de que la empresa contratada informe periódicamente de su actividad no es lo mismo que si la propia compañía desarrollase esa tarea. Pongamos un ejemplo para comprender mejor esta desventaja. Hemos contratado a una empresa para que se encargue de los recursos humanos y queremos saber cuestiones sobre un proceso de selección. Pues tendremos que consultar a la empresa contratada sobre ello y esperar a que nos informe. Por ejemplo, en muchos casos las empresas que realizan estas tareas tan solo envían el currículum de los mejores perfiles para el puesto. Sin embargo, si la propia empresa se encargase del proceso de selección podría acceder a la información de todos los candidatos. Esto solo es un ejemplo que demuestra que cuando se externaliza un proceso se pierde información.
· Hay una pérdida de control
A esta pérdida de información hay que sumarle la pérdida de control sobre el proceso. A pesar de que la empresa que realiza el proceso cuente con una serie de indicaciones sobre cómo se debe desarrollar hay una clara pérdida de control, ya que no se toman todas las decisiones que si el proceso se llevase a cabo en la propia compañía.
Esperamos que con este artículo podáis comprender mejor en qué consisten los servicios BPO (Business Process Outsourcing) y las ventajas e inconvenientes detallados en este post os ayuden a determinar si optar por la externalización es la mejor opción para vuestra compañía.
