A veces, cuando estoy en una reunión, me doy cuenta de que muchos de los problemas que aparecen podrían evitarse con un par de cambios.
Por eso quería hablar contigo, porque todos queremos reuniones que sirvan, que no se alarguen sin motivo y que no nos dejen con la sensación de haber perdido tiempo.
Reuniones dentro del horario legal y respetando tus límites
Primero, hablemos de algo importante: las reuniones laborales deberían ser dentro de tu horario laboral, no fuera. Hacerlas fuera de tu horario laboral no es legal. La mayoría de países tiene reglas sobre cuántas horas puede trabajar alguien y cuándo se considera tiempo personal.
Cuando aceptas reuniones fuera de tu turno, la energía cae de inmediato. Nadie llega pensando “qué bien, otra reunión”, sino que todos piensan en que deberían estar haciendo otra cosa. Y eso afecta la atención y la toma de decisiones. En cambio, cuando la reunión está dentro de un horario razonable y legal, la gente llega más despierta, concentrada y lista para participar.
Además, respetar tus límites te da un margen de tranquilidad. Nadie tiene que sentir que sacrifica su vida personal solo por una reunión, y te aseguro que, cuando la gente respeta eso, las reuniones son más productivas. No hay cansancio acumulado, ni tensión, ni urgencias innecesarias. Solo se habla de lo que importa y se toma decisiones.
Otro detalle que ayuda es no hacerlas demasiado temprano ni justo al final del día. Por la mañana, muchos estamos recién arrancando y necesitamos unos minutos para ubicarnos. Al final del día, ya todos estamos cansados y pensando en cerrar. Lo ideal es media mañana o primeras horas de la tarde. Eso aumenta la atención y reduce distracciones.
La máquina de café también ayuda mucho en este tipo de reuniones
Una máquina de café o un espacio cómodo cambia mucho la reunión. No hace falta que sea maravillosa, con que cumple su función consigues que la gente se sienta un poco más relajada y despierta. Un café, agua o té ayuda a que la reunión no se sienta tan rígida.
También importa dónde te sientas. Espacios demasiado estrechos, oscuros o fríos hacen que la reunión se vuelva incómoda. Si tienes luz natural, sillas cómodas y espacio para moverte un poco, todo fluye mejor. Y cuando la gente está cómoda, habla más y escucha mejor.
Incluso detalles simples como mover las sillas o mesas para que todos se vean y puedan participar cambian la dinámica. No hace falta nada súper cómodo o extravagante, solo un poco de sentido común. Y si hay café cerca, nadie se queja por levantarse a tomarlo. Eso reduce tensiones y hace que todo avance más rápido.
En mi experiencia, las reuniones en espacios cómodos terminan más rápido y con decisiones más claras. Parece poca cosa, pero hace una gran diferencia.
¿Y si trabajas por teletrabajo?
Si trabajas por tu cuenta, las reuniones tendrían que ser diferente. ¿O no? En casa te distraes, en un bar hay ruido, y en cualquier lugar improvisado es fácil perder concentración. Por eso descubrí que hacer reuniones en un coworking mejora mucho la experiencia.
Un coworking te pone en un “modo trabajo” automático. No estás en el sofá de tu casa ni frente a la tele, estás en un lugar pensado para trabajar. Eso ayuda a que te concentres, participes más y la reunión avance sin interrupciones. Además, la privacidad es mejor: no te interrumpe nadie y puedes hablar con libertad.
Mitreworkspace, un coworking exclusivo en Barcelona con vistas panorámicas, me contaron que, “cuando una reunión entre freelancers se hace en un espacio neutral, cada persona entra con la mente fresca y lista para colaborar sin la carga del día a día.” Solo un lugar donde puedas concentrarte y donde todos tengan el mismo punto de partida consigue muchísimo.
Cómo preparar a los participantes antes de la reunión
- Enviar los puntos principales antes. Solo un mensaje corto que diga de qué va la reunión y qué se espera de cada persona.
- Indicar la duración de la reunión. Avisar cuántos minutos durará ayuda a que todos lleguen concentrados y productivos.
- Compartir documentos relevantes. Si hay información que se va a revisar, enviarla antes evita leer todo en la reunión y permite usar el tiempo en tomar decisiones.
- Clarificar los roles. Decir quién lidera cada tema evita que todos hablen a la vez o que alguien se quede esperando instrucciones.
- Ser claro y breve. No hace falta llenar de correos o textos largos. Con información concisa, la gente llega lista y no confundida.
- Explicar lo que se espera de cada participante. Por ejemplo, si alguien debe dar su disponibilidad o revisar un archivo, es mejor que lo sepa antes para no improvisar durante la reunión.
- Reforzar el objetivo de la reunión. Que todos tengan presente para qué están ahí ayuda a que la conversación no se desvíe.
- Recordar los límites de tiempo y temas. Evita que la reunión se prolongue o que se mezclen temas que no corresponden.
- Animar a prepararse. Un mensaje amable tipo “revise este documento antes para que podamos avanzar más rápido” hace que todos se comprometan mejor.
- Revisar dudas antes de la reunión. Si alguien tiene preguntas, puede escribirlas antes. Así se gana tiempo y se evita improvisar sobre cosas que podrían aclararse previamente.
Cómo evitar que la reunión se descontrole
- Tener claro el objetivo. No hace falta un documento enorme, basta con una frase que diga para qué está la reunión. Por ejemplo: “Hoy vamos a organizar las tareas de la semana”. Esto evita que se vaya todo por otro lado.
- Respetar los turnos de palabra. No hace falta ser rígido, pero si todos hablan a la vez, nadie escucha. Mejor dejar que cada persona termine y luego comentar. Así todo queda más claro y nadie se siente ignorado.
- Cerrar cada punto antes de pasar al siguiente. Si alguien explica algo, confirma lo que se hará antes de cambiar de tema. Esto evita malentendidos y reuniones interminables.
- Reuniones pequeñas. Cuantas más personas, más fácil que alguien se desconecte. Invita solo a quienes realmente participen y aporten. Todo avanza más rápido y sin rodeos.
- No alargar por alargar. Si todo lo importante ya se discutió, no sigas hablando solo porque “ya que estamos”. La gente agradece que respetes su tiempo.
- Evitar divagar. Si alguien empieza a irse por las ramas, redirige la conversación de manera amable: “Eso lo podemos ver después, ahora enfoquémonos en esto”.
- Preparar materiales simples. No hace falta presentación gigante. Un par de notas o gráficos claros ayudan a que todos entiendan rápido sin perder tiempo.
- Tomar notas de decisiones. Que alguien escriba lo acordado evita malentendidos y que la reunión se vuelva confusa después.
- Dar espacio a dudas puntuales. Al final de cada tema, preguntar si alguien necesita aclarar algo evita confusiones más adelante.
- Terminar con un resumen rápido. Antes de cerrar, repasar quién hace qué y cuándo asegura que todos se van sabiendo exactamente los próximos pasos.
Pequeños detalles para que todos se sientan más a gusto
- Empezar puntual. Más que nada, por respetar el tiempo de todos.
- Evitar hablar de mil temas a la vez. Yo pongo máximo tres puntos por reunión y ya es suficiente.
- Apuntar lo importante. Que alguien tome notas evita que todo se pierda. Incluso un resumen rápido ayuda mucho.
- Preguntar al final qué necesita cada persona para avanzar. A veces alguien necesita un archivo, otra una confirmación, y si lo aclaras al final, se ahorra mucho correo innecesario.
- Permitir pausas cortas si la reunión es larga. Incluso un minuto para estirarse o tomar agua ayuda a mantener la atención.
- Ofrecer algo de bebida o café. Un detalle pequeño hace que la gente se sienta más cómoda y relajada.
- Evitar distracciones. Pedir que los móviles estén en silencio y que no se atiendan otras tareas durante la reunión ayuda a que todos se concentren.
- Dar espacio para que todos hablen. No solo los más habladores; preguntar a quienes no han participado asegura que nadie quede fuera.
- Mantener un tono cercano y natural. Evitar formalidades excesivas hace que la reunión sea más amena y menos pesada.
- Cerrar con un resumen rápido. Recordar quién hace qué y para cuándo asegura que todos se vayan claros y sin dudas.
Son cosas muy simples, pero crean un cambio enorme en cómo se desarrolla la reunión y cómo se siente la gente al salir de ella.
Una reunión funciona mejor cuando te respeta
Hacerlas dentro del horario legal, en un espacio cómodo, con objetivos claros y sin alargar más de lo necesario hace que todos ganen.
Si cuidas estos detalles, la reunión se convierte en algo concreto, útil y rápido. Y lo mejor es que con estas ideas, todos salen ganando: quien la organiza, quien participa y hasta quien solo escucha.
Si alguna de estas ideas te sirve, genial. Al final, de eso se trata: que la reunión cumpla su objetivo sin robar energía a nadie.
